RPAとは？必要な理由やメリット・種類・導入に成功するポイントを解説

こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。RPAは、業務を自動化するシステムです。業務の一部をロボットが代替することで、企業の人手不足の対策や生産性向上などに役立ちます。ただし、すべての業務を自動化できない点には注意が必要です。

この記事では、RPAの概要や必要とされる理由、メリットなどを解説します。RPAツールを導入する際のポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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Contents

RPAとは
- AIやSaaSとの違い
RPAの必要性が高まっている理由
RPAの種類
- サーバー型
- デスクトップ型
- クラウド型
RPAの活用に向いている業種
RPAを活用するメリット
- 業務効率化や生産性向上を実現できる
- コスト削減ができる
- コア業務にリソースを集中できる
RPAで自動化できること
- 単純作業や定型業務
- データ収集や分析
- 複数のアプリケーションとの連携
- カスタマーサポート
RPAで自動化できないこと
RPAを活用する際の注意点
- 社内の運用体制を整える
- セキュリティ対策をする
RPA導入に成功するポイント
- 目的を社内に周知する
- 自社の業務に合うRPAツールを選定する
- スモールスタートを心がける
まとめ

RPAとは

「RPA（Robotics Process Automation）」は、業務を自動化できるシステムです。ソフトウェアロボットを活用して、パソコン上での日常業務を自動化します。またRPAは「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」とも呼ばれており、定型業務をはじめとする労働の一部を肩代わりします。

AIやSaaSとの違い

RPAは、特定のルールに従い業務の一部を自動化します。RPAを使用する際は、人とロボットが協業することが前提です。

一方、AIは学習機能を駆使して自ら判断し、複雑な業務プロセスを自動化します。「SaaS（Software as a Service）」は、クラウド上でソフトウェアの機能を使用するものです。RPAと違いカスタマイズ性が低く、特定の業務に特化しているため、広い範囲の業務はカバーできません。

RPAの必要性が高まっている理由

昨今、少子高齢化により、働き手の不足が問題となっています。人材の奪い合いが激化し、労働力の確保は困難です。RPAは、そのような企業の労働力不足を解決する方法として必要性が高まっています。

生産性向上も企業の課題です。RPAを活用すると、単純作業や反復作業などを自動化し、業務効率を大幅に改善できます。ロボットは24時間365日稼働するため、長時間労働の是正にもつながります。

RPAの種類

RPAは、サーバーやデスクトップ、クラウドで使用できます。ここでは、RPAの種類を解説します。

サーバー型

サーバー型は、自社のサーバーでRPAを動作させるものです。複数のロボットを一元管理し、大量のデータ処理ができます。自社のサーバーを扱うため、セキュリティ性が高く、大規模な導入でも情報漏洩のリスクも抑えられます。ただし、サーバーの維持費用や、環境構築の知識などが必要です。

デスクトップ型

デスクトップ型は、パソコンごとにダウンロードしてRPAを動作させます。パソコン1台でも業務を自動化できるため、個人や小規模な企業でも自動化に取り組みやすい点が特徴です。しかし、デスクトップ型は管理が属人化しやすいため、組織による管理や大規模な運用などには不向きです。

クラウド型

クラウド型は、クラウドサーバー上でRPAを動作させます。自社のサーバーを設置する必要がなく、システムを利用する際の初期費用を抑えられます。運用・管理をベンダーに委託するため、アップデートやシステム障害などトラブルへの対策も可能です。保守管理の負担も抑えられますが、作業範囲がWeb上のみである点に注意しましょう。

RPAの活用に向いている業種

RPAの活用に向いている業種は、金融や製造、食品、医療などです。特に金融はデータ入力や契約管理、顧客対応など、繰り返しの作業が多いため、RPAの適性が高い業種です。さまざまな業務を自動化することで、業務時間の短縮につながります。

RPAは作業のミスを減らせる点もメリットです。たとえば、データの照合や入出力作業を自動化することで、ミスを防ぎ正確な作業を実現できます。人間の判断や動作が必要でない業務は、RPAを活用することをおすすめします。

RPAを活用するメリット

RPAを活用すると、コスト削減や生産性向上などにつながります。ここでは、RPAを活用するメリットを解説します。

業務効率化や生産性向上を実現できる

RPAは、業務効率化や生産性向上の実現に有効なシステムです。作業の工数の削減や作業の早さ、ミスの少なさなどにより、業務全体の質が向上します。手作業やチェック作業も自動化できるため、業務時間の短縮が可能です。業務フローを見直し、RPAが動作するためのシナリオを構築しましょう。

コスト削減ができる

RPAは、従業員を雇うよりもコストを抑えられる点がメリットといえます。人件費や教育費など、さまざまなコストを削減できます。ロボットは24時間稼働しても、残業代や深夜勤務手当が発生しません。紙を使用した業務や事務作業なども自動化できるため、多くの人手を必要する作業のコスト削減につながります。

コア業務にリソースを集中できる

RPAの導入により、従業員は価値の高いコア業務に集中できます。売り上げや直接利益につながる業務にリソースを集中させることで、企業の競争力を高められるでしょう。また、人員と業務のバランスを最適化するためにも有効です。事務作業をはじめとする、付加価値の低いノンコア業務は、RPAに任せることをおすすめします。

RPAで自動化できること

RPAは、繰り返し作業の自動化が得意なシステムです。ここでは、RPAで自動化できることを解説します。

単純作業や定型業務

単純作業や定型業務は、RPAにより自動化できる代表的なものです。パソコン上の定型業務であれば、ほとんどが自動化の対象となります。たとえば、データ入力や転記など、複雑ではない業務の自動化が可能です。請求書や納品書などの作成も、業務のルールや工程が決まっているため、自動化できます。

データ収集や分析

データ収集や分析も反復作業の連続であるため、RPAで自動化できます。膨大なデータも、自動で収集して整理が可能です。データ入力作業の手間がなくなるだけでなく、作業のミスも削減します。商品やサービスの口コミも収集できるため、データをもとにした市場分析や戦略立案などに役立つでしょう。

複数のアプリケーションとの連携

RPAは、複数のアプリケーションと連携して使用できます。たとえば、Excelファイルと基幹システムを横断して、自動で作業を完結できます。メールの内容を、Wordに自動で貼り付けることも可能です。ただし、RPAに対応していないシステムを使用する場合、アプリケーションと連携できない可能性があります。

カスタマーサポート

問い合わせをはじめとするカスタマーサポートも、RPAで自動化できます。たとえば、回答をメールで返信したり、問い合わせの内容を他のシステムへ転記したりするなどです。また、問い合わせの内容の集計・分析の自動化も可能です。不満や改善要望などの情報を共有し、サービス向上につなげましょう。

RPAで自動化できないこと

RPAは、判断が必要な作業やイレギュラーな対応などができません。複雑な思考や判断が必要な分野では、ロボットは決められたルールに則った動作ができないためです。人間の思考や判断が必要な場面において、RPAによる作業の代替はできません。

また、創造性や感性が必要なクリエイティブな分野も、自動化が困難です。ロボットは感情やニュアンスなどの理解ができないため、RPAの活用は期待できません。

RPAを活用する際の注意点

RPAの活用には、社内の体制構築やセキュリティ対策が必要です。ここでは、RPAを活用する際の注意点を解説します。

社内の運用体制を整える

RPAを活用するために、社内の運用体制を構築することが必要です。システム障害やバグなどのトラブルが起きた際に、ロボットの動作が止まる可能性があります。事前に運用ルールやフローを策定し、メンテナンスの管理も考慮することが大事です。現場の意見を尊重し、社内共有や連携ができるシステムの導入を検討しましょう。

セキュリティ対策をする

RPAを使用する際は、セキュリティ対策が必須なため、IDやパスワードの暗号化、アップデートなどに対応しましょう。不正アクセスやサイバー攻撃などによる情報漏洩のリスクにそなえる必要があります。RPAの使用権限を設定し、外部からのアクセスを防止しましょう。日頃から注意喚起し、社内で従業員の意識を高めることも大事です。