スキャニング業務とは？種類・方法・注意点・サービスの選び方を解説

こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。
ペーパーレス化やDX推進に伴い、社内に眠る大量の紙書類をデジタル化する「スキャニング業務」の重要性が高まっています。しかし、「何から手をつければいいのか」「自社ですべきか、外注すべきか分からない」と悩むバックオフィス担当者の方も少なくありません。

本記事では、スキャニング業務の基本から、電子化に適した書類の種類、効率的な進め方、さらには自社に最適な代行サービスの選び方まで詳しく解説します。
紙の管理コストや手間に限界を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。

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スキャニング業務とは

スキャニング業務とは、紙の書類や資料を電子データに変換する作業を指します。具体的には、契約書、請求書、領収書、報告書などさまざまな種類の書類をスキャンしてデジタル化し、効率的に保管・管理することが目的です。

デジタル化により、書類の検索や共有が容易になり、業務効率の向上やペーパーレス化の推進につながります。また、スキャンしたデータはクラウド上に保存することも多く、遠隔地からのアクセスやバックアップ体制の強化も可能です。

単なる「画像化」に留まらず、OCR（光学文字認識）処理を施すことで、全文検索が可能な「活用できる資産」へと昇華させることが、現代のスキャニング業務のスタンダードとなっています。

スキャニング業務に使うスキャナーの種類

スキャニング業務に使うスキャナーの種類を解説します。

フラットベッドスキャナー

平面上に原稿を配置し、スキャニングするタイプのスキャナーです。写真やグラフィックなど、さまざまな種類の読み取りに向いており、一般ユーザー向けに多く普及しています。その一方で、1枚ずつしかスキャニングできないため、読み取り作業に一定時間を要する点はデメリットです。

ADF搭載ドキュメントスキャナー

ADFスキャナーは、原稿を自動で順番に送りながらスキャンできる機能を持っています。これにより、大量の書類を効率的にスキャニングできるのが特徴です。
ただし、破れた紙、付箋付きの原稿、厚さが不均一な書類は紙詰まりや重送の原因になります。原稿の仕分けと前処理が欠かせません。

ドキュメントスキャナー

大量の書類を高速でスキャニングできる、両面スキャニングができるなどの特徴を持つスキャナーです。先述したフラットベッドスキャナーやADFスキャナーと比べると、解像度や色の再現度は劣る場合があります。また、機器自体が高価なこともデメリットといえます。

オーバーヘッドスキャナー

原稿をデスクなどに平置きし、上からスキャンするタイプの非接触スキャナーです。机上に置く電気スタンドに似た形状からスタンドスキャナーと呼ばれることもあります。雑誌の見開きページや厚みのある書籍を断裁せずにそのまま読み取れます。また、クレヨン・絵の具で描いた絵や鉛筆書きのノートのように表面に触れたくない原稿、大型の図面や歴史資料などの破損の恐れや傷つきやすい原稿も紙面に触れずに読み取ることができます。

大判・図面スキャナー

A2、A1、A0などの図面、地図、設計資料を読み取る専用機です。図面は細線や薄い書き込みが消えないよう、解像度や濃度を調整する必要があります。

折り目、破れ、青焼き図面などは状態に応じた補正が必要になるため、図面電子化の実績がある業者を選ぶと安心です。

スキャニング業務が必要とされる背景

スキャニング業務が重要視される背景には、DX（デジタルトランスフォーメーション）の加速があります。DXを効率的に進める上で、データを活用することは不可欠です。そのため、紙の書類を電子データに変換し、管理や共有をスムーズに行える環境を整える必要があります。

書類をデジタル化すれば、必要な情報に簡単にアクセスでき、業務の効率化が図れます。また、AIによるデータ解析や自然言語処理を活用すれば、顧客情報や取引内容、契約条件などの重要な情報を抽出することも可能です。

さらに、紙の使用量を減らすことで環境負荷の軽減にもつながるため、こうした理由からスキャニング業務の重要性が高まっています。また、改正電子帳簿保存法への対応など、法的な要件を満たすために「紙の原本破棄」を目的とした高精度なスキャニング需要も急増しています。

書類をスキャニングする際の流れと重要ポイント

紙書類の電子化は、一般的に以下のようなステップで進められます。

1. 事前準備・仕様設計：電子化する書類の選定、解像度やファイル形式の決定、ホチキス等の除去
2. 状態確認：物理的な破損・劣化、製本状態や紙質のチェック
3. スキャニング：冊子や書類ごとのスキャン実行
4. データ加工：OCR処理や、検索性を高めるファイル名の付与
5. 検品・納品：読み取り結果の品質チェック、データの保存・バックアップ
6. 原本の事後処理：返却、倉庫での保管、または安全な溶解廃棄の実施

失敗しないために押さえておきたい2つの重要ポイント

すべての工程において特に重要なのが、「スキャン前の状態確認」と「原本の管理方法の決定」です。

・原本の保存状態の事前チェック

　物理的な破損や劣化、製本状態（厚手の本や複写式など）を事前に把握しておくことで、　　　　　　　　　　　　　　
　適切なスキャン方法を選定でき、スキャン中のトラブルを防げます。

・電子化後の原本の取り扱い（返却・保管・廃棄）

　スキャンした紙資料を「どう扱うか」はコストやセキュリティに直結します。
　自社で保管し直すのか、安全に溶解廃棄するのか、業者と事前にしっかり取り決めておく
　ことが不可欠です。

書類をスキャニングする際の注意点

書類をスキャニングする際は、セキュリティ面に注意が必要です。具体的に気をつけるべき点を3つに分けて解説します。

USBメモリは使わない

機密情報や個人情報を含む書類を扱う際、USBメモリの紛失や盗難による情報漏えいのリスクは非常に高くなります。また、USBメモリがウイルスに感染している場合、それを知らずに持ち帰ることで社内のパソコンにウイルスが広がる危険性もあります。

こうしたリスクを避けるため、USBメモリの使用は控えましょう。スキャニングしたデータは、パソコンやクラウドに直接送信し、安全に管理することをおすすめします。

企業が定めたセキュリティポリシーに従う

スキャニング作業は、必ず企業が定めたセキュリティポリシーに沿って実施しましょう。許可されていない方法でのスキャニングは情報漏えいのリスクを高め、万が一事故が起きると企業の信頼を大きく損なう可能性があります。

情報管理や保管に関するルールやガイドライン、セキュリティ基準を厳守することが重要です。もしルールや基準が不明確な場合は、上司や担当部署、専門部門に必ず確認・相談してください。

共有先を注意深く選定する

スキャニングした書類を共有する際には、セキュリティを考えた対応を意識しましょう。誤ってSNSに投稿したり、関係者以外に共有したりしないよう、セキュリティ対策ができる共有先を選定することが重要です。

なお、外部のパートナーや顧客とは、契約書やNDA（機密保持契約書）などを取り決め、適切な権限管理を行いましょう。

スキャニング業務を内製する隠れたコスト

スキャンを内製すれば、外注費を抑えられるように見えます。しかし、大量の書類では、スキャン以外の工程に多くの時間がかかります。

例えば、10万枚を1分間に40枚処理できたとしても、読み取りだけで約42時間です。実際には、仕分け、ホチキス外し、紙詰まり対応、検査、ファイル名入力、再スキャンが加わります。

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さらに、次のようなコストも発生します。

・スキャナーの購入・保守費用
・作業スペースと一時保管場所
・担当者の人件費と通常業務の遅延
・品質基準や作業マニュアルの作成
・誤廃棄、原本紛失、情報漏えいへの対応
・繁忙期に備えた人員確保

少量かつ継続的な書類は内製、大量の保管文書や短納期案件は外注など、件数と期限に応じて使い分けるのが現実的です。

「内製と外注のどちらが安いか判断できない」という場合は、書類の量・状態・納期を基に比較できます。まずは、お問い合わせへ

スキャニング代行サービスの費用目安

料金は、原稿のサイズ、状態、カラー、解像度、など作業量によって大きく変わります。
一般的な相場としては次のとおりです。

作業内容	費用の目安
A4・A3のバラ紙スキャン	1ページ5～30円程度
OCR処理	1ページ5～30円程度の追加
ファイル名・属性入力	1件10～100円程度
大判図面	1枚300～2,000円程度

ホチキスが多い、サイズが混在している、紙が破れている、細かなファイル分割が必要といった場合は、前処理費が高くなります。
また、本や図面など元々の状態で裁断せずに、スキャニングを行う場合は、原稿の製本様態により費用がことなります。

見積もりでは「スキャン料金」だけでなく、社内作業時間、書類保管料、検索時間、機器費用を含めた総保有コストで比較することが大切です。

スキャニング業務の導入事例

約1,300冊・約17万ページの図面を電子化！オフィス移転に向けた保管スペース削減と検索性向上を実現

オフィス移転に伴う保管スペースの縮小を機に、紙のマニュアルや図面の電子化（スキャン代行）を導入した部品メーカーA社の事例をご紹介します。
倉庫に眠っていた約1,300冊・約17万ページに及ぶ膨大な書類をPDF化。さらに、保管リストを基にした的確なファイル名付与まで一気通貫で代行しました。
スキャン後の紙書類を溶解処分することで、社内リソースを一切圧迫せずにオフィス移転に必要な保管量を大幅に削減。 物理的なスペース確保と、必要な情報をすぐに見つけ出せる高い検索性を同時に実現し、現場の業務効率化にも貢献しました。

スキャニングの導入事例を知りたい方はこちら

スキャニングサービスの選び方

サービスの種類から選ぶ

スキャニングサービスには、大きく分けて「オンサイトスキャニング」と「オフサイトスキャニング」の2つがあります。それぞれの特徴は以下のとおりです。

• オンサイトスキャニング：直接オフィスに訪問して、スキャニングを行う
• オフサイトスキャニング：専門業者の指定する施設でスキャニングを行う

オンサイトスキャニングでは、高いセキュリティが必要な場合や書類を持ち出せない場合に適しています。一方、オフサイトスキャニングは、大量の書類をスキャニングしたいときやコストを抑えたいときにおすすめです。

対応文書の種類から選ぶ

スキャニング業者を選ぶ際は、対応可能な文書の種類を確認することが重要です。特に以下のような書類は、機密性やサイズの関係で対応が制限される場合があります。

• 契約書類：機密性が高いため、電子化の可否や管理体制を必ず確認しましょう
• 技術資料：サイズや形状が特殊な場合、スキャン可能か事前に確認が必要です

こうした対応文書の種類を基準に選ぶことで、自社のニーズに合った業者を選択しやすくなります。

セキュリティ対策から選ぶ

スキャニングする書類に機密情報や個人情報が含まれている場合、データの保存や取り扱いには特に注意が必要です。十分なセキュリティ対策が施されているかを必ず確認しましょう。具体的には、データの暗号化やアクセス制御があるか、個人情報保護法やGDPRなどの関連法令を遵守しているか、「プライバシーマーク」や「ISMS認証」の取得状況もの取得状況も確認ポイントです。

納品後の活用まで相談できるところを選ぶ

スキャニングサービスでは、基本的なスキャニング業務に加えて、さまざまなオプションサービスを提供しています。オプションサービスのなかには、利用することでさらに業務効率化が期待できるものもあります。オプションサービスの例として、以下が挙げられます。

• 原稿が保管されている倉庫を整理する
• 書類についたホチキスを取り外す
• 封筒から取り出す
• スキャニングした元原稿を外部倉庫への移管する

電子化した後の「原本をどうするか（廃棄か保管か）」までトータルでサポートしてくれる業者を選ぶと、社内のスペース確保がスムーズに進みます。

スキャニング代行が向いているケース

次のいずれかに当てはまる場合は、専門業者への相談をおすすめします。

・数万～数百万枚の書類を処理したい
・移転や倉庫整理までに完了させたい
・契約書や顧客情報など機密性が高い
・A0図面、冊子、劣化資料が含まれる
・OCRや索引データも作成したい
・電子帳簿保存法を考慮して運用したい
・社内担当者を本来業務へ集中させたい

専門業者を活用すれば、作業時間を削減できるだけでなく、品質の均一化、納期の予測、情報漏えいリスクの低減まで期待できます。

まとめ

スキャニング業務は単なる紙の画像化ではなく、前処理からファイリング、原本処分までを含む手間のかかる作業です。大量書類や機密文書の社内処理は、隠れた人件費や通常業務への圧迫、リスクを招きます。業者を選ぶ際は、対応力やセキュリティ、検査体制を総合的に比較しましょう。

カンテックでは、コピー用紙だけでなく、厚みのある本や複写式用紙、帳合書類、キングファイルに保管された書類など、あらゆる原本の電子化に対応しています。お客様の用途や目的に合わせて最適な電子化内容を提案し、安心・安全にスキャニング業務をサポートいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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