こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。ビジネスにおいて、事務局は欠かせない存在です。この記事では、事務局の概要をはじめ、どのような仕事をしているのか、どのように運営するかについて解説します。事務局の仕事をアウトソーシングするメリットもまとめて解説しているため、ぜひ参考にしてください。
事務局とは
事務局とは、組織や団体において、プロジェクトの進行をサポートする部門や役割のことです。作業内容はさまざまで、以下のようにイベントごとに異なっています。
- 研修・セミナー：講師への連絡や会場設営など
- キャンペーン：キャンペーン計画の立案や問い合わせ対応など
- 学会：会員情報の管理や学会開催の案内など
- 展示会：出展企業の情報収集や展示会の受付など
- 防災訓練：訓練計画の策定や備品管理など
事務局の業務内容
事務局でどのような業務が行われているのか、事務局の種類ごとに解説します。
キャンペーン事務局の場合
キャンペーン事務局とは、キャンペーンの運営を行う組織のことです。キャンペーンにはハガキキャンペーンをはじめ、さまざまな種類が存在します。キャンペーン事務局のおもな業務内容は、以下のとおりです。
- 選考や抽選
- 景品の準備、発送
- 参加者からの問い合わせ対応
時間がかかる業務も多いため、自社で運営する場合は多くのリソースを割かなければなりません。
官公庁・自治体関連事務局の場合
官公庁、および自治体関連事務局とは、国や市区町村などの役所における事務手続き、運営を担当する組織です。おもな業務内容は以下のとおりです。
- 各種給付金やワクチン接種の受付事務
- 書類審査および管理
- 問い合わせ対応
上記の業務内容はあくまで一例であり、実際にどのような業務を行うかは、事務所によって異なります。
事務局の運営の流れ
事務局の運営経験がない人向けに、どのように事務局を運営すればよいか、基本的な流れについて解説します。
事務局プロジェクトの立ち上げ
事務局の運営が必要になったら最初に行うのは、事務プロジェクトの立ち上げです。
具体的には、以下の準備を進めます。
- 参加メンバーの選定と召集
- 事務局の役割の明確化
役割と責任の明確化
事務局プロジェクトが立ち上がったら、事務局の役割と責任を明確にします。プロジェクトの内容や体制によって、メンバーが担う役割は異なります。どのような業務を行うべきか、その業務を誰が担当するのか、しっかり話し合って決めましょう。
スケジュールの立案
役割と責任を明確にしたら、具体的なスケジュールの立案をします。本番当日の日数から逆算することで、いつまでに何を済ませればよいか判断しやすくなります。本番の日程が曖昧な場合は、最短で本番当日を迎えられるようなスケジュールを組みましょう。
事前準備
スケジュールがまとまったら、いよいよ準備を進めます。具体的な準備の内容は、以下のとおりです。
- 会場や機材の手配
- 人員の確保
- 必要物の準備や配布
事前準備の内容次第で当日のトラブル発生を未然に防げるため、準備は注意深く行いましょう。
本番当日
事前準備が完了したら、本番当日を迎えます。本番で一番避けなければならないのは、ミスやトラブルが発生して、イベントの運営が最後まで行えない事態です。当日は適切な人員配置をし、業務をスムーズにこなせるようにしましょう。
事後対応
事務局の役割は、イベントの本番を成功させることだけではありません。イベントが無事に終了したら、事後対応に入ります。外部の講演者に対してお礼の連絡をする、アンケートや出欠情報の集計を行うなども大切な仕事です。
次回に向けた振り返り
最後に、次回以降のイベント開催に向けた振り返りを行います。毎年開催するイベントの事務局の場合、振り返りを怠ると同じミスやトラブルが発生する可能性があります。次回以降の開催に向けて、注意点や改善点を確認し、しっかり情報共有を行いましょう。
事務局はアウトソーシングも可能
アウトソーシングとは、業務の一部を社外へ委託するサービスのことです。企業の業務は、2種類に大きく分類できます。
- コア業務：生産や営業など売上・利益に直接つながるもの
- ノンコア業務：資料作成、受付、備品管理などバックオフィスや庶務・アシスタントが担うもの
コア業務とノンコア業務、それぞれ異なるアウトソーシングサービスが提供されています。そのため、企業が抱えている問題を明確にした上で、どのサービスを利用するか決定しましょう。
事務局のアウトソーシングをおすすめする企業の特徴
アウトソーシングの導入は、どのような企業に向いているかについて、以下で詳しく解説します。
人手不足である
人手が足りていない企業の場合、積極的にアウトソーシングを導入することをおすすめします。力を入れたい業務があったとしても、対象の業務に取り組める人材が足りない企業は珍しくありません。アウトソーシングを採用すれば、事務局関連の業務を担当していた従業員を別の業務に配置でき、人手不足を改善できます。
運営ノウハウが乏しい
運営ノウハウが乏しい企業も、アウトソーシングの採用を検討した方がよいでしょう。事務局の立ち上げ経験がない場合、準備段階で発生する問題に対応できず、イベント開催までにチームが崩壊する可能性も否定できません。最初から経験がある外部の専門家に任せた方が、ミスが発生しにくく、成果も上げやすいでしょう。
事務作業でのミスが多い
アウトソーシングは、事務作業でのミスが多い企業にもおすすめです。事務作業でミスが発生するおもな原因は、業務に不慣れであることや、知識が不足していることです。特に人手不足の現場では、事務作業に慣れていない人を配属し、ミスを頻発しているケースは少なくありません。アウトソーシングすれば、ミスの発生を抑制しつつ、業務効率も向上するでしょう。
事務局をアウトソーシングするメリット
事務局をアウトソーシングすることによって、どのようなメリットを享受できるかについて解説します。
担当者の負担を軽減できる
事務局をアウトソーシングするメリットとして、担当者の業務負担の軽減が挙げられます。人手が足りていない企業の場合、従業員1人あたりの仕事量は多くなります。業務負担が大きくなれば、仕事のクオリティが下がり、業績に悪影響が出かねません。アウトソーシングすれば、仕事量が減るため、担当者の負担も軽減できます。
プロジェクトのクオリティが向上する
プロジェクトのクオリティが向上するのも、アウトソーシングするメリットの1つです。アウトソーシングによって業務負担が軽減されると、ノウハウやスキルを活用しやすい環境が整います。その結果、プロジェクトの立案をはじめ、コア業務に集中できるようになり、全体のクオリティの向上が期待できるでしょう。
事務局をアウトソーシングするデメリット
事務局のアウトソーシングは、メリットだけをもたらすものではありません。以下では、アウトソーシングのデメリットについて解説します。
ノウハウが蓄積されない
事務局をアウトソーシングするデメリットとして、ノウハウが蓄積されない点が挙げられます。すべての業務を外部の人間に任せれば、確かに業務負担は減少します。しかし、事務局運営のノウハウが蓄積されなくなり、自力で業務を回す力が失われてしまいます。対策として、定期的に報告や共有の場を設けることが有効です。
情報流出のリスクがある
情報漏洩のリスクも、事務局をアウトソーシングするデメリットの1つです。事務局で扱う書類やデータのなかには、個人情報をはじめとする機密情報も含まれています。アウトソーシングすると、これらの情報が外部の人間の目に触れる機会が増えてしまいます。そのため、対策や管理方法について事前に話し合っておく必要があります。
事務局をアウトソーシングする流れ
最後に、事務局のアウトソーシングを検討している担当者向けに、具体的なアウトソーシングの流れについて解説します。
業務を整理する
まずは、どの業務をアウトソーシングするか決めるために、業務の整理を行います。業務内容やプロセスを把握すれば、それぞれの業務の重要度や優先順位が明確になります。なお、アウトソーシング候補はコア業務以外の業務です。
アウトソーシングパートナーを決定する
アウトソーシングする業務が決まったら、アウトソーシングパートナーを決定します。専門知識や経験の豊富さ、提供サービスなどは委託先によって異なります。複数のアウトソーシングパートナーを比較検討し、自社と相性がよいパートナーを選ぶことをおすすめします。
運用の準備を進める
アウトソーシングパートナーが決まったら、運用の準備に進みます。準備が不十分だと、自社とパートナーの間で認識のズレが生まれ、トラブルの原因になりかねません。準備段階でしっかり話し合いをし、ミスマッチの発生を防ぎましょう。
運用を開始する
準備が終わったら、運用を開始します。期間の長いプロジェクトや、定期的に開催されるプロジェクトの場合は、都度気づきや改善点を共有しましょう。ノウハウの蓄積によって、次回以降の運用をスムーズに行えます。
まとめ
組織や団体において、キャンペーンやプロジェクトを円滑に進行させるためには、事務局の存在が不可欠です。人手が足りない、事務局運営のノウハウがない企業は、事務局のアウトソーシング導入を検討しましょう。
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