こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。AI-OCR技術は注目されている一方で、使えないという意見も耳にします。実際はどちらなのか分からないという人もいるでしょう。この記事では、AI-OCR技術の基本情報から使えないと言われる理由、AI-OCRのメリットなどを解説します。自社で導入を検討している方は、ご参考ください。
AI-OCRとはAI技術を搭載したOCR
AI-OCRとは、AI技術を搭載し精度を向上させたOCRシステムです。これまでのOCRと比べると手書き文字をはじめ学習量が多く、今までは読み取りが難しかった手書き文字が記載されている書類であっても電子化できます。
OCR（光学文字認識）とは
OCRとは、Optical Character Recognitionの略称で、紙や画像ファイルに記載されている文字を認識し、デジタルデータに変換する技術です。
人間と違い、コンピューターは文字を読み取れません。紙に記載された文字をデジタルデータとして活用するには、データでの入力作業が必要であり、時間がかかります。そこで、その作業を代わりに担ってくれるのがOCRです。
AI-OCRとOCRとの違い
AI-OCRとOCRのおもな違いは、処理能力と応用範囲の広さです。テキストの認識範囲に関して、OCRは定型的なフォントやフォーマットに限定されますが、AI-OCRはさまざまなフォーマットや手書きのテキストも認識できます。また、OCRは標準的なテキストであれば認識精度が高いものの、複雑な場合はエラーが出やすくなります。
対して、AI-OCRは複雑なテキストでも高精度に認識することが可能です。さらに、AI-OCRは学習能力があり、大量のデータから学習することで精度を向上させられます。
AI-OCRの基本機能
AI-OCRは基本的な機能として、これまでのOCRでは認識できなかった手書き文字や複数言語への対応、自動レイアウト解析などが搭載されています。
近年はAI技術の進歩と各メーカーの努力で、手書き文字の認識精度は実用的なレベルまで進化しており、グローバル化に適応する他国の文字を認識できるツールも登場しています。なおAI-OCRは金融業や製造業だけでなく、国や自治体など公的機関でも活用されています。
AI-OCRが「使えない」と言われる理由
一部ではAI-OCRが「使えない」という声もあります。使えないと言われる、5つの理由を解説します。
識字率が100％に達していない
AI-OCRは、これまでのOCRと比べて学習能力によって精度は上がるものの、手書き文字すべてに対応することは難しく、読み取り精度は100％ではありません。そのため、ある程度は人の目で確認し、修正する必要があります。
非定型文書の認識に限界がある
AI-OCRの文字認識では、非定型文書の認識に限りがあります。契約書や領収書など決まったフォーマットの文書であれば、高精度の読み取りが可能です。ただし、レイアウトが複雑な場合や自由記述が多い文書の場合、読み取り精度は低下します。この場合、手作業での修正が増えるため、AI-OCRの効果が薄いと感じるかもしれません。
操作に慣れるのに時間がかかる
AI-OCRの操作に慣れるまでに、時間がかかる場合があります。AI-OCRを効率よく運用するポイントは、従業員がシステムの使い方を理解し、活用するスキルを身につけることです。AI-OCRを導入する際は十分なトレーニングを実施し、サポート体制を整えましょう。また、継続的に教育プログラムを設け、従業員のスキルアップを図ると効果的です。
導入・ランニングコストが必要
AI-OCRの導入には、ソフトウェアの購入費用や設定、運用開始までのトレーニングコストなど初期費用がかかります。また、それだけでなくシステム運用のためのランニングコストも必要です。また、システムのメンテナンスやアップデート、技術サポートにも継続的な費用がかかります。
セキュリティ対策が不可欠
AI-OCRによってデータをデジタル化すると、セキュリティリスクが発生します。個人情報や機密情報を扱う場合は、データの漏洩や不正アクセスのリスクがより高くなります。また、クラウドベースのAI-OCRを利用する際は、インターネットの利用が必須です。セキュリティ対策が十分でないと、重大な問題が起きる可能性があります。
AI-OCRを導入するメリット
AI-OCRは高精度な文字識別やさまざまなフォーマットへの対応、業務効率化などがメリットです。それぞれについて解説します。
高精度な文字認識技術を活用できる
AI-OCRを導入すると、高精度な文字認識技術を活用できます。特に従来のOCRでは難しかった、手書き文字の読み取りにおいて効果を発揮します。また、ディープラーニングの学習機能によって、使用すればするほど読み取り機能が向上するでしょう。そのため、データ入力の負担を大きく軽減できます。
さまざまなフォーマットに対応できる
AI-OCRはさまざまなフォーマットに対応できます。従来のOCRでは、文字の読み込み位置や項目などを定義づけた状態で読み取る必要がありました。しかし、AI-OCRは文字の読み込み位置や項目などを自動で読み取ります。そのため、取引先がそれぞれ異なるフォーマットを使用する場合でも、必要な情報を正確に読み取ることができます。
RPAとの連携で業務効率化が可能
AI-OCRとRPAを連携させると書類関係の業務を自動化でき、業務効率化が可能です。具体的には、AI-OCRがデジタルデータに変換し、RPAはデータベースへの登録やファイルの分類と保存などを実施します。従来は手作業だった業務を大幅に減らすことができるため、時間とコストを削減することができます。また、ヒューマンエラーのリスクを減らすことができます。
ペーパーレス化の促進につながる
AI-OCRを用いて、紙でやり取りしていた手書き文書をデジタルデータ化することで、ペーパーレス化の促進につながります。これまで紙で保管していた書類もデジタルデータ化できるため、管理業務を効率化できるだけでなく保管場所とそれにかかるコストを削減できます。また、業務効率の改善や検索性を向上でき、人件費の削減にもつながるでしょう。
AI-OCRは使えない？「使える」に変えるための導入・操作時のポイント
AI-OCRを使えるようにするには、どのようなことが必要でしょうか。3つのポイントを解説します。
各製品を比較し、自社に合うタイプを選ぶ
AI-OCRは多くの製品が市場に出回っており、製品ごとに機能性が異なります。具体的には、定型のフォーマットに特化したもの、非定型フォーマットにも対応するもの、フォーマットを自動で学習するタイプなどがあります。製品の違いを理解して比較したうえで、自社に合うタイプの製品を選びましょう。
導入前のテストで精度・操作性を確認する
AI-OCRを導入する場合、読み取り精度が実際の運用で役立つレベルであるかが重要なポイントです。導入前にはAI-OCRのデモンストレーションやトライアルで、実際に読み取り精度を確認してみましょう。実際のデータを用いて「精度テスト」を実施し、実際の運用に耐えられるかを確認できます。
帳票レイアウト・書類の状態を改善する
読み取りが上手くいかない場合は、帳票のレイアウトを見直したり書類の状態を改善したりしましょう。読み取る帳票がAI-OCRに適さないレイアウトになっている可能性があります。また、スキャンする際に帳票が歪んでいないか確認することや、サービスにて推奨されている解像度でスキャンすることも重要です。
AI-OCRの選び方のポイント
AI-OCRの製品を決定する際にどのようなポイントで選ぶべきか、5つのポイントを解説します。
読み取り精度・搭載機能
AI-OCRにおいて、読み取り精度や搭載されている機能は重要です。手書き文字を含めてどの程度の文字認識精度を有しているのか、多言語対応や複雑なレイアウトの識別機能などがあるのかを理解して、自社が求める製品を選択します。データの整理やRPAとの連携機能などの有無も確認しましょう。
操作のしやすさ
AI-OCRの導入に成功するには、操作のしやすさもポイントです。業務の効率化がAI-OCR導入の目的であるため、使い勝手の良さは重要です。操作が複雑だと、操作を覚えるのに時間がかかり業務効率が下がります。無料のデモンストレーションやトライアルなどを利用して、実際に使用してから判断するとよいでしょう。
他システムとの連携の可否・拡張性
導入を検討しているAI-OCRに他システムとの連携機能があるかも確認しましょう。AI-OCRは他のシステムと連携すると、より効果を発揮できます。自社のシステムとの連携はスムーズか、拡張性があるかも選ぶポイントになります。企業の成長に合わせてシステムのアップデートや拡張に対応できるAI-OCRを選ぶと、長期的な運用が期待できるでしょう。
費用（導入・運用・メンテナンス）
AI-OCRの導入にはコストがかかります。初期費用のほか、運用費用、メンテナンス費用を含めた総合的なコストパフォーマンスをあらかじめ考えておきましょう。導入後に頻繁なメンテナンスが必要だと、長期的に見てコストが大きくなる可能性があります。
一方で、初期費用が高くてもメンテナンス回数が少ないシステムだと、トータルのコストを抑えられる可能性があります。
サポート体制の充実度
AI-OCRは導入して終わりではなく、継続的に利用するものです。システムに問題が起きた場合に、サポート体制が整っているかも重要なポイントです。トラブル対応だけでなく、導入後のトレーニングや定期的なアップデートなど、サポート体制が充実しているかも確認しておくとよいでしょう。
まとめ
AI-OCRは使えないと言われることもあるものの、自社に適した使い方や製品選びなどができると業務効率化やペーパーレス化につながります。デモンストレーションやトライアルを経て、ニーズに合致する製品を選択しましょう。
株式会社カンテックでは豊富なノウハウと多岐にわたるサービス、徹底したサポートなど、一連の作業を包括的に提供します。国内の事業所は、在宅を使用しない高セキュリティが特徴で、特に金融業界の取引先とは長いお付き合いをいただいています。自社でAI-OCRの導入を検討している場合は、ぜひ利用をご検討ください。
