こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。RPAを活用する際は、業務内容との相性を考慮することが大事です。事前に自動化の適性を把握して、導入を検討する必要があります。
この記事では、RPAを導入するメリットや部門別・業種別の事例、失敗事例などを解説します。RPAの導入に成功するポイントも解説するため、ぜひご参考ください。
RPAとは
RPAは「Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略です。定型業務をはじめとした業務を自動化し、人の代わりにパソコン上の作業を処理します。RPAは繰り返しの作業の処理を得意としています。
RPAを導入するメリット
RPAによって、作業効率を向上させられます。ここでは、導入するメリットを解説します。
人件費を削減できる
RPAで作業を自動化すると、手間や工数がかかる業務を削減できます。複数人の手が必要な作業であっても、ロボットを活用して最低限の人数で対応が可能です。また人件費だけでなく、人材の採用や教育などのコスト、休日出勤や残業によって発生するコストも抑えられます。
業務効率が向上する
RPAに単純作業や定型業務などを自動で処理させると、作業にかかる時間を大幅に短縮できます。あらかじめ決められたシナリオに沿って、正確かつ迅速に処理を実行できるためです。業務効率の向上によって、企業全体の生産性の向上も期待できます。またAIと連携するツールを活用すると、判断力が必要な処理の自動化にも対応が可能です。
付加価値の高い業務にリソースを割ける
RPAを導入すれば、単純作業や定型業務などを自動化し、従業員がより付加価値の高い業務に専念できるようになります。たとえば、企画立案や商品開発、社内外との調整業務といった、創造性や判断力が求められる仕事に注力が可能です。
これにより、業務全体の効率だけでなく、組織の生産性やクリエイティビティも向上します。また、単調な作業の繰り返しから解放されることで、従業員の満足度やモチベーションの維持にもつながります。
【部門別】RPAの導入事例
企業の多くの部門の作業は、RPAで効率化できます。ここでは、部門別の導入事例を解説します。
経理部門｜売掛・買掛の集計
経理部門は定型業務が多く、RPAとの親和性が高い傾向にあります。「売掛・買掛の集計」をはじめとした業務は、同じ作業を繰り返すことがほとんどです。会計ソフトにExcelの内容を仕訳入力する際、ロボットを活用して作業を効率化できます。
また、交通費のデータ突合や仕訳入力をする際も、ツールを活用して正規のデータとの突合が可能です。アラート機能を活用して、手作業による処理のミスの防止にもつなげられます。
人事・労務部門｜勤怠管理業務・給与計算
人事・労務部門では、勤怠管理や給与計算などの定型業務が多く発生します。RPAを活用すれば、勤怠データの集計や給与明細の発行・配布といった作業を自動化でき、処理の正確性とスピードが向上します。
また、勤怠管理システムと連携することで、残業時間の上限を超えた際に自動でアラートを出す仕組みも構築可能です。これにより、過重労働の早期発見や労務リスクの低減にもつながります。
総務部門｜書類作成・反社チェック
総務部門では、契約書や申請書などの定型書類の作成や、反社会的勢力のチェックといった定型業務が多く発生します。RPAを導入すれば、こうした繰り返しの業務を自動化でき、担当者の負担を大きく軽減できます。
特に、反社チェックや与信調査、登記情報の確認などは、件数が多く時間のかかる作業です。RPAツールに搭載されたスクレイピング機能を活用すれば、Webサイトから必要な情報を自動で収集でき、大幅な工数削減につながります。
営業部門｜見積書や請求書の作成
営業部門では、取引先が多い場合、毎月膨大な数の書類を作成しなければなりません。そこでRPAを活用すれば、見積書や請求書などの作成を効率化できます。更新漏れや入力ミスも削減できるため、作業効率を向上させられるでしょう。
さらに、CRM（顧客管理システム）と連携することで、顧客情報や製品情報を自動で取得し、書類作成の手間を大幅に削減可能です。事務作業にかかる負担を減らすことで、営業担当者はより多くの時間を商談や提案活動に充てられるようになります。
全部門｜書類・日報作成・事務作業
すべての部門に共通する日報作成や報告書、各種申請書類の作成などの定型業務は、RPAによる自動化に適しています。たとえば、チャットボットと連携することで、従業員が質問に答えるだけで日報を自動生成し、クラウド上に保存する仕組みも構築可能です。こうした業務の自動化により、作業時間の削減とミスの防止を同時に実現できます。
【業種別】RPAの導入事例
RPAは、相性のよい業種で活用することも大事です。ここでは業種別の導入事例を解説します。
金融業｜帳票作成や申し込み手続き
金融業では、帳票作成や申し込み手続きなどの定型業務が多く発生します。RPAを導入すれば、窓口対応後の書類作成や顧客リストへの情報入力、入出金処理、データ照合といった一連の作業を自動化でき、業務全体の効率を大幅に高められます。
また、最近のRPAはAIとの連携により、一定の非定型業務にも対応できるため、柔軟な運用が可能です。担当者の負担軽減はもちろん、処理スピードや正確性の向上によって、顧客満足度の向上にもつながります。
製造業｜在庫管理やデータの集計
製造業では、在庫管理や受発注処理など、日常的に発生するデータ集計業務が多くあります。RPAを活用すれば、安全在庫数や出荷予定日の自動取得が可能となり、適切なタイミングでの生産指示や出荷手配が行えます。これにより、欠品や余剰在庫の発生を抑え、在庫の最適化を目指すことが可能です。
さらに、試験データや生産実績などの集計業務もRPAで効率化できます。人手による転記ミスや記入漏れを防ぎつつ、大量のデータを正確かつ迅速に処理できる点も大きなメリットです。
不動産業界｜情報の更新や問い合わせ対応
不動産業界では、物件情報の更新や問い合わせ対応など、日常的な業務にRPAを活用できます。たとえば、空室状況の定期的な確認や掲載情報の更新を自動化すれば、情報の鮮度を保ちながら担当者の負担を大幅に軽減できます。
また、問い合わせ対応も自動化の対象です。よくある質問への自動返信や必要情報の抽出などにRPAを活用することで、迅速な対応が可能になり、顧客満足度の向上にもつながります。
RPAの失敗事例
RPAを効果的に活用できないと、導入コストが無駄になり、社内に定着しないまま運用が停滞してしまいます。ここでは、代表的な失敗例を紹介します。
社内に浸透していない
RPAの目的や効果が従業員に十分伝わっていないと、導入後も活用が進まず、期待した成果が得られません。適切な業務選定ができず効果が実感できなかったり、担当者が使い方を理解していなかったりすると、RPAの運用は難しくなります。社内勉強会やセミナーを通じて、活用方法を共有し理解を深めることが重要です。
費用対効果が低い
RPAを導入しても、費用以上の効果が得られない可能性があります。たとえば、判断が必要な業務や複雑すぎる業務プロセスなどは、自動化による業務効率化に適していません。導入コストと固定費を上回る効果を得るためには、事前に効率化する業務のフローを洗い出し、分析をしなければなりません。
野良ロボット化する
「野良ロボット」とは、管理されずに放置されたRPAのことです。管理者がいないと、誤作動や停止が頻発し、かえって業務が増えてしまいます。社内で運用ルールや管理体制を整えなければ、業務の遅延やシステムトラブルを招く恐れがあるため、十分な注意が必要です。
RPAの活用に成功するポイント
RPAを活用する際は、目的を決めた上で社内の体制を整えることが大事です。ここでは、成功するポイントを解説します。
目的や目標を明確にする
RPA導入の際は、まず自動化の目的と達成すべき目標をはっきりさせることが重要です。どの業務を自動化し、どのツールを使うかを決めるためにも、具体的な目的が必要です。また、人件費削減や業務効率化といった成果を測る指標を設定し、導入の成功基準を明確にしましょう。これにより、全社で一体となってRPA活用を推進しやすくなります。
スモールスタートで導入する
RPAによる業務の自動化は、スモールスタートで導入しましょう。一部の業務を自動化し、効果や動作などを確認する必要があるためです。また、社内に浸透させるために、少しずつ成功体験を積んで効果を実証することが必要です。効果の測定ができた後に、業務や部門、会社全体に適用業務を拡大するとよいでしょう。
ベンダーのサポート体制を活用する
RPAは性能の高さだけでなく、サポート体制の活用も必要です。ベンダーのメンテナンスやエラー処理などを活用して、スムーズな導入や安定的な運用につなげましょう。RPAを導入する際は、社内のリソースが限られているケースが多くあります。事前にベンダーのサポート窓口や問い合わせへの対応などを確認し、導入を検討しましょう。
まとめ
RPAで自動化すべき業務は、部門や業種によって異なります。導入事例や失敗事例を参考にしながら、目的や目標を明確に設定し、人件費削減や業務効率化を目指しましょう。まずはスモールスタートで一部の業務から自動化を始め、段階的に拡大することが成功のポイントです。
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RPAの導入や運用についてお悩みの際は、ぜひ株式会社カンテックにご相談ください。
