こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。業務の流れを整理し、誰でも把握しやすくするために「業務フロー」がよく使われます。この記事では、業務フローの基本情報や作成の目的、業務フロー図を活用するメリット、作成手順までをわかりやすく解説します。
自社の業務を見直したい人や、業務改善を進めたい方はぜひご参考ください。
業務フローとは
業務フローとは、業務の進行手順や各工程のつながり、担当者の役割など、業務全体の流れを示したものです。業務の内容や順序を明確にすることで、社内での共通認識を持ちやすくなり、業務の見直しや改善にも役立ちます。
この業務フローを視覚的に表現したものが「業務フロー図」です。業務フロー図では、長方形や楕円形、ひし形といった図形や矢印を使って各工程や判断ポイントを表現します。誰がどの業務をどの順番で担当するのかを一目で把握できるため、業務の全体像をつかみやすくなります。
なお業務フローは、行政、金融、製造、サービス業などさまざまな業界で活用されており、部門間の連携や業務の標準化を進める上で有効です。
ワークフローとの違い
ワークフローは、特定の結果を出すために必要なタスクの順序を表します。ワークフローと業務フローは似ているものの、業務フローは業務の流れや考え方を見える化するための図であり、ワークフローはその流れをシステム上で実行・管理する仕組みです。ワークフローは業務フローの一部ですが、役割が異なるため使い分けましょう。
フローチャートとの違い
フローチャートは、特定の作業や判断の手順を詳細に記載したものです。条件によって、YES・NOの分岐を用いて細かい流れを示します。業務フロー図とフローチャートは似ているものの、目的が少し異なります。業務フローは全体の流れを示し、フローチャートは細かな手順を整理する場面に向いています。
業務フローの目的
業務フローには、おもに3つの目的があります。それぞれの目的について解説します。
業務を可視化し共有に役立てる
業務フローを使うことで、業務の流れをわかりやすく把握でき、社内での情報共有にも役立ちます。業務に詳しくない従業員でも内容を理解しやすくなるため、共有がスムーズに進みます。
特に従業員数が少なく異動が少ない企業では、一人の担当者が業務を引き継ぐ際に時間がかかりがちです。業務フローは統一された記号や図を使うため、視覚的に理解しやすく、引き継ぎを効率化できます。
業務の課題を把握し改善する
業務フローを活用して業務を整理するには、業務ごとの工程、作業のリストアップが必要です。可視化するなかで業務の問題点を発見しやすくなるため、無駄な業務を減らしたり、業務の順番を入れ替えたりでき、業務の改善が容易になります。
各業務を理解し生産性を向上させる
業務フローにより業務の理解が進み、生産性の向上に役立ちます。業務全体の過程を把握でき、無駄な部分や改善すべき箇所が明らかになるだけでなく、従業員全員が業務の全体像を理解できます。業務フローは図表を作成して可視化を容易にするだけでなく、効率化を図り生産性を向上させるための第一歩となるでしょう。
業務フロー図を作成するメリット
業務フロー図の作成によって得られる、おもな3つのメリットを解説します。
業務の流れを把握しやすい
業務の流れ・手順を矢印や図形で示すため、次に何をしたらよいかひと目で把握できます。また、業務ごとの担当者が誰であるかも示されているので、各従業員が役割を把握しやすくなります。
そのため、異なる部門間でのコミュニケーションを円滑にしたい場合にも有効です。業務フロー図があると、自社の全従業員が同様の認識を持てるようになります。
業務の属人化を防げる
業務の属人化は、業務の流れや内容が十分に共有・記録されていない場合に起こりやすく、特に従業員数が少なく異動の少ない企業で顕著です。属人化が進むと、担当者の異動や退職時に引き継ぎが遅れ、業務が滞るリスクがあります。そのような環境では、業務フロー図を作成することで引き継ぎを円滑にし、属人化を防ぐことができます。
業務改善に役立つ
業務フローを作成することで、業務の流れや問題点が明確になります。また、担当者以外も全体の流れを理解できるため、組織全体で改善策を考えやすくなります。さらに、定期的にフロー図を見直すことで、無駄の削減や効率化のポイントを発見するきっかけにもなるでしょう。
業務フロー図の基本ルール
業務フロー図は、組織ごとに分けられた列（スイムレーン）と時系列で構成されます。スイムレーンは、水泳のレーンに似ていることからその名が付き、関係する組織や担当者の名前を記載します。担当者の部署や役職も明確に記載しましょう。
また、業務の流れは一定の方向に統一して時系列を示します。複数の部署や担当をまたぐ場合は、書式を統一して作成することが重要です。
業務フローを作る際の手順
業務フローは、あらかじめ定めた手順で作成しましょう。4つの手順を、それぞれ詳細に解説します。
1.業務フローを作る目的を明確にする
業務フローを導入する際は、作成の目的や提示する相手を明確にしましょう。例えば、引き継ぎを目的に作成する場合、引き継ぐ人が業務内容を正確に理解できるよう、詳しく業務フローを記載しなければなりません。業務改善が目的であれば、企業の経営陣が業務の流れや概要を把握できるよう、意識して記載します。
2.業務フローの関係者を洗い出す
目的を設定したのち、スイムレーンに記載する担当者や部署、クライアントを書き出して整理します。各業務には、社外の人も関わるケースがある点を意識しましょう。そのため、社外に業務委託をしている場合は、その点も記載しなければなりません。さらに、役所や官公庁とのやり取りがある場合は、忘れずに記載しましょう。
3.業務の手順を洗い出す
関係者の整理とスイムレーンの設定が終わったら、業務の手順を詳細に洗い出します。図形で表現することを意識しながら、作業内容を漏れなく書き出しましょう。実際の作業を確認しながら進めることで、抜けや漏れを防げます。
4.業務の時系列を整理して並べる
業務の手順を洗い出したら、それぞれのタスクを時系列に並べ矢印でつなぎます。ひと目で業務を理解できるよう、1枚に収めましょう。タスク同士をつなげるために、場合によっては関係者の順番を入れ替えたり、図形の配置を変えたりする工夫が必要です。
業務フローを分かりやすくするポイント
業務フローを作成する際は、分かりやすくするためのポイントを理解しておきましょう。4つのポイントを解説します。
事前にルールを定めておく
業務フローを作成する際は、見やすさが重要です。書式や記号がバラバラだと読みづらくなるため、フォーマットや図形のルールは作成前に決めてチームで共有しましょう。後から修正する手間を減らすためにも、事前に統一ルールを設けることが大切です。
1枚のシートに収める
業務フロー図は、可能な限り1枚のシートに収めましょう。複数枚になると業務の流れが分かりにくく、業務フローのメリットが薄れてしまいます。
情報が多すぎる場合は「サブフロー」を作成し、分割するとよいでしょう。また、業務フローのプリントアウトを予定している場合は、あらかじめ紙や文字を見やすいサイズに設定しましょう。
使用する図形・記号を絞る
業務フロー図に使用する図形や記号は絞り、統一しましょう。異なる図形を何種類も使用すると、読み手が混乱します。
例えば、開始と終了を「楕円」、作業は「四角」、判断を要する場面は「ひし形」などで統一すると、流れを直感的に理解しやすくなります。使用する図形は多い場合でも4～5種類程度に留めるよう意識しましょう。
業務の開始と終了を明確にする
業務フローの開始と終了はそれぞれ1か所に絞り、明確にしましょう。そのために、あらかじめ1つのフローに対して開始・終了の位置はそれぞれ1つずつとルールを定めます。開始・終了の場所が分かりにくいとフローが理解しにくく、業務の把握に手間がかかる可能性があります。フローの開始条件が複数ある場合は、フローを分けての作成を検討しましょう。
まとめ
業務フローがあることで業務の流れを理解しやすくなり、担当者以外でもひと目で把握できます。また、業務の属人化を防ぎ、改善点の把握により効率化にも役立ちます。あらかじめ定めたルールを守り、手順やポイントを意識して作成しましょう。
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