こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、社内の業務プロセスを一括して外部の専門業者に委託することです。近年は、さまざまなバックオフィス業務について、BPOサービスを活用して効率化する動きが加速しています。
今回は、バックオフィス業務をBPO化する流れや依頼できる業務、信頼できるBPOサービス会社の選び方を徹底解説します。BPOサービスを活用するメリット・デメリットを見極め、業務の課題解決を図りましょう。
バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務とは、経理・総務・人事・労務・法務など、社内の管理や運営を担う業務全般を指します。これらの業務は非収益部門のため企業の売上に直接関与はしませんが、業務の専門性が高く、健全な企業運営には必要不可欠です。
バックオフィス業務は、かつては紙作業が中心で属人化しやすい傾向にありましたが、近年はペーパーレス化や業務効率化のニーズが高まっており、業務プロセスの見直しや外部への業務委託の需要が急速に増加しています。
バックオフィスBPOとは？
バックオフィスBPOは、定型化された社内の管理業務を外部の専門業者に委託し、業務設計・実行・改善のサイクルを包括的にサポートしてもらう仕組みです。
BPOサービスの利用は、単なる業務委託だけにとどまらず、専門知識を活かした業務フローの改善やDX推進も含まれます。社内の人材不足解消や業務量の増加に対応しつつ、業務のデジタル化や自動化を行えるのがBPOを活用する利点です。
バックオフィスBPOに委託できる業務
BPOサービスには、総務・経理・人事など、幅広いバックオフィス業務を委託することができます。
総務
総務は、社内の備品管理・オフィス環境の整備・来客対応・社内規定の管理など、会社全体のサポート業務を行う部門です。対応する業務が幅広く、業務の属人化や時季による業務量の差が起こりやすいため、BPOサービスによる業務の標準化に適性があります。
労務
労務は、従業員の入退社手続き・勤怠管理・給与計算・社会保険や雇用保険の手続きなどを担当する部門です。専門性が高く、頻繁に行われる法改正への対応が求められるため、専門知識や豊富なノウハウを持ったBPOサービスへの委託が有効です。
財務・経理
財務・経理は、請求書発行・入金確認・経費精算・月次決算などのお金に関する業務を行う部門です。BPOサービスを活用することで、ペーパーレス化や自動計算などを推進でき、ミスの軽減や作業効率化につながります。
法務
法務は、契約書の作成・法改正対応・社内のコンプライアンス管理など、契約や法律に関わる部門です。BPOサービスに依頼すれば、専門知識を持ったスタッフが弁護士や行政書士と連携し、正確に業務を遂行してくれます。
人事
人事は、採用業務・オンボーディング・人事評価・従業員研修など、社内の人材に関する業務を行う部門です。細かな事務作業や連絡の多い人事業務は、BPOサービスの利用による業務の効率化や自動化が効果的です。
営業事務
営業事務は、受発注・納期管理・見積書作成・問い合わせ対応など、営業スタッフの事務サポートを行う部門です。定型業務の多い営業事務はBPOサービスに委託しやすく、BPOの活用によって顧客対応や営業対応に社内リソースを集中できます。
庶務
庶務は、郵便物管理・資料作成・データ入力・スケジュール調整など、社内のさまざまなサポート業務や一般事務を担う部門です。細かなタスクやルーティン業務が多いため、BPOサービスに委託しやすい業務といえます。
情報システム
情報システムは、IT資産管理・ソフトウェアのライセンス対応・ヘルプデスク対応・ユーザー権限管理など、社内のIT業務全般を担当する部門です。ITに関する専門知識や万全なセキュリティ体制が必要なため、専門性の高いBPOサービス業者の利用が効果的です。
バックオフィスにBPOを導入するメリット
バックオフィスにBPOを活用することで、業務の品質や生産性を向上できます。具体的なメリットは以下の通りです。
専門知識やノウハウを活用できる
バックオフィス業務をBPO専門業者に委託することで、専門業者の持つ専門知識やノウハウを業務にフル活用することができます。法改正や制度の変更にも柔軟に対応できるため、社内のリソースだけでは難しかった複雑な業務も正確に遂行できるでしょう。
業務の属人化を防げる
BPOサービスは単に業務を外注するだけでなく、業務マニュアルや担当者変更時の引き継ぎ体制の整備もサポートしてくれます。業務内容の可視化を行うことで、業務の属人化を防ぎ、急な担当者の異動・退職時にもスムーズに業務を引き継げるようになります。
業務のペーパーレス化を促進できる
BPO専門業者はデジタルツールや業務システムの導入実績が豊富で、これまで紙で行っていた作業のデジタル化にも対応しています。ペーパーレスを促進することで、業務の効率化や正確性が向上するだけでなく、社内資料を保管するスペースも削減できます。
業務を効率化・平準化できる
BPOサービスを利用して業務プロセスの再構築や標準化を行うことで、業務における無駄な手戻りやミスを削減でき、業務の効率化を推進できます。また、繁忙期・閑散期による業務負荷の偏りも緩和でき、安定した業務体制を整備できるでしょう。
採用・教育コストを削減できる
バックオフィス業務は企業規模が大きくなるほど人手が必要になる上、専門知識の習得や採用・研修にも多大なコストと時間がかかります。BPOサービスを活用すれば自社での採用・育成の必要がなくなるため、結果的にコストを大幅に削減できます。
コア業務に集中できる
工数の多かった定型業務をBPOサービスを活用することで、社内のリソースを企画・戦略・営業などのコア業務や収益部門に集中できます。これによって、組織全体の生産性向上や企業成
長を加速させることができるでしょう。
バックオフィスにBPOを導入するデメリット
バックオフィス業務のBPOサービス利用にはさまざまなメリットがありますが、一方で以下のような課題点も考えられます。
社内に管理ノウハウを蓄積できない
バックオフィスの業務プロセスを外部に一括委託すると、自社内にノウハウを蓄積することが難しくなります。
業務内容や改善点を把握できる機会が少なくなり、社内に専門スタッフが常駐しなくなることで、将来的に再度内製化を行った際に業務品質が低下するリスクも考えられます。BPOサービスを継続的に利用する場合は、定期的な情報共有の体制作りが求められます。
対応できる業務に制限がある
BPOサービスはあらかじめ契約で決められた範囲内の業務に対応するため、急な委託元の社内体制の変更や特殊な業務には対応できない場合があります。
事前に業務内容の詳細や想定されるケースを整理し、柔軟に対応できる専門業者を選定することが重要です。
情報漏洩のリスクが高まる
バックオフィス業務は従業員の個人情報・社内の重要情報・顧客情報などの機密情報を取り扱うことが多く、業務を外部委託することによって機密情報へのアクセスリスクが増加します。
セキュリティ面でのトラブルを未然に防ぐためにも、委託先のセキュリティポリシーや情報セキュリティ体制を事前に確認する必要があります。
頻繁な組織体制の変更に対応しにくい
社内の体制変更や業務フローの変更が多い企業がBPOサービスを利用する場合、専門業者側が委託元の新体制に対応しきれない場合があります。
委託業務に関わる重要な変更が生じた際は、委託先との調整や再契約が必要になるケースもあることを念頭に置いておきましょう。
バックオフィスBPOの委託先の選び方
バックオフィス業務を専門のBPO業者に委託する際は、自社の目的や依頼したい業務内容に合った委託先の選定が必要不可欠です。
解決したい課題から選ぶ
はじめに、BPOサービスの導入によってどんな業務課題を改善したいのかを明確化することが重要です。コスト削減・業務品質の向上・業務負荷の軽減など、それぞれの課題解決に対応できる専門業者を選定することで、期待する成果を得られやすくなります。
委託したい業務内容や業務範囲から選ぶ
委託する専門業者によって得意とする業務分野や対応可能な業務範囲は異なるため、委託したい業務内容から委託先を選ぶことが重要です。委託したい業務範囲が幅広い場合は、柔軟性の高い企業を選択しましょう。
過去の支援実績から選ぶ
BPOサービス業者の信頼性を判断する上で、過去の支援実績は大きな指標になります。自社と似た業種や規模の近い企業の対応事例が豊富であれば、自社のニーズにも適合しやすく、スムーズにサービスを導入・運用することができるでしょう。
セキュリティ体制から選ぶ
業務委託先での情報漏洩やデータの紛失を防ぐためにも、事前にセキュリティ体制を把握することは重要です。ISMSやプライバシーマークなどのセキュリティ認証の取得状況やセキュリティチェック体制、アクセス管理の厳格さなど、委託先のセキュリティポリシーを必ずチェックしましょう。
バックオフィスBPOの委託の流れ
バックオフィスへのBPOサービス導入は、はじめに現状業務の洗い出しや課題整理からスタートします。続いて複数の専門事業者から提案や見積もりを取り、委託先を選定します。委託先の決定後は業務フロー設計・マニュアル整備・システム連携などの導入準備を行い、テスト運用を経て本格導入に移行するのが一般的です。
運用開始後は定期的なKPI評価や改善提案を行い、PDCAサイクルを回しながら業務品質と効率性を継続的に向上させていきます。本格導入後も定期的にレビューや業務改善を行いながら業務内容の調整・最適化を進めることで、より強固なバックオフィス体制を構築できます 。BPOサービス委託の流れをまとめたものが以下の通りです。
＜BPOサービス委託の流れ＞
- 既存業務の洗い出し・業務整理
- 委託先の比較・検討
- 業務フロー設計・マニュアル整備
- テスト運用
- 本格的な導入開始
- 評価・改善
まとめ
定型業務が多く、業務の属人化や紙媒体の依存が多いバックオフィス業務は、BPOサービスの利用による業務改善が効果的です。
これからBPOサービスの導入を検討している人や、カンテックのBPOサービスに興味のある人は、ぜひ以下のフォームよりお問い合わせください。
