こんにちは。BPOサービスを提供するカンテックのライターチームです。社内の業務プロセスや定型業務を外部に委託するBPOサービスが、近年注目を集めています。
今回は、企業の個人情報を取り扱う担当者向けに、BPOサービスの内容や依頼できる業務、失敗しないBPOサービス会社の選び方を解説します。BPOサービス導入のメリット・デメリットを知り、業務の効率化を図りましょう。
- BPOサービスとは？
- BPOサービスの契約形態
- BPOが推進されている背景
- 人員不足
- DX推進企業の増加
- BPOサービスを活用できる業務内容の一例
- BPOを導入するメリット
- BPOを導入するデメリット
- BPOサービス委託先の選定方法
- BPOサービスなら徹底したサポートのカンテックへ
- まとめ
BPOサービスとは？
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスは、社内の定型業務における企画・実行・改善の一連の流れを一括して外部の専門事業者に委託することです。
BPOサービスを活用できる業務内容は人事・経理・コールセンター・物流などと幅広く、専門性の高い業務も一任できます。
BPOサービスを活用することで、社内の人員不足の解消や業務の効率化を図れるほか、自社のコア業務にリソースを集中させることが可能です。
アウトソーシングとの違い
アウトソーシングサービスは、業務プロセス内の特定の業務を外部に依頼する手法です。BPOサービスと同様に外部に業務を委託する形態ですが、BPOサービスが業務プロセス全体を委託するのに対し、アウトソーシングは部分的な外部委託にとどまります。
アウトソーシングは一時的な欠員の補填や増員対応に適しており、中長期的な業務運用の改善にはBPOサービスが適しています。
シェアードサービスとの違い
シェアードサービスは、社内やグループ企業内で定型業務を集約する仕組みで、おもに大企業で取り入れられています。
定型業務の集約と効率化という目的はBPOサービスと同様ですが、シェアードサービスは社内リソースの利用、BPOサービスは外部事業者に業務を委託するという点が異なります。
BPOサービスの契約形態
BPOサービス契約は、「請負契約」・「委任契約」・「準委任契約」の3種類の契約形態に分類されます。
請負契約は完成した成果物に対して報酬が支払われ、受託者が結果責任を負う形式です。システム開発や帳票作成など、明確な成果物がある業務に適しています。
委任契約は契約書作成などの法律行為を伴う業務に用いられることが多い形態で、成果ではなく業務遂行そのものが契約内容に含まれます。
準委任契約はカスタマーサポートなどの非法律行為の業務を対象とする場合に締結されるものです。業務の遂行や業務品質に責任を持ちます。BPOサービスを活用する際は、依頼する業務の内容に応じて適切な契約形態を選ぶ必要があります。
BPOが推進されている背景
近年は企業内の人手不足とDXニーズが高まっており、BPOサービスの利用が急増しています。
人員不足
国内では慢性的な人材不足が深刻化しており、特定部門における専門性を持った人材の確保が困難になっています。定型業務やノンコア業務をBPOサービスを活用することで、社内リソースをコア業務に割くことができ、人員不足による業務の停滞を回避できます。
DX推進企業の増加
近年は数多くの企業で業務のデジタル化や効率化が推進されており、既存業務プロセスの見直しと効率化を図るケースが増えています。
BPOサービスは業務改善提案から設計・実行までを外部リソースに一括で委託できるため、DX推進を求める企業にとって最適な選択肢となっています。
BPOサービスを活用できる業務内容の一例
BPOサービスを活用できる業務内容は幅広く、定型業務や専門業務の多くが対象となります。
例えば、コールセンターでの受電対応や問い合わせ管理、請求書処理・給与計算などのバックオフィス業務を委託することで、各部門の品質向上やコスト最適化を図れます。
また、業務そのものだけでなく、業務フローやオペレーションの整備を含めて依頼することも可能です。BPOサービスを活用活できる具体的な業務例は以下の通りです。
<BPOサービスに依頼できる業務例>
- コールセンター
- カスタマーサポート
- テレアポ・営業代行
- 経理・財務
- 人事・採用支援
- 情報システム
- メーリング・梱包発送
- データ入力
- 購買・受発注
- 大学事務
- 自治体業務
BPOを導入するメリット
BPOサービスを導入することで、定型業務や専門性の高い業務の品質を向上できるほか、業務の効率化にも役立ちます。
業務を効率化・平準化できる
BPOサービスを活用して専門業者に業務を委託することで、業務プロセスの見直しや標準化を行えます。特に専門業務や小規模組織の定型業務は属人化しやすいため、外部に委託してフローの刷新やマニュアルの明確化を図ることに大きな意味があります。
業務品質を向上できる
BPOサービス事業者は、その分野の専門知識やこれまでの業務で得たさまざまなノウハウを蓄積しているため、高品質な業務遂行が可能です。仕組み化された業務プロセスによってミスのない安定した業務品質を保持でき、顧客満足度の向上やブランド力強化にもつながります。
社内リソースをコア業務に注力できる
社内の定型業務をBPOサービスを活用することで、社内のリソースをコア業務に集中させることができます。事業拡大や新規事業の推進など、社内のリソースを整理したいときにもBPOサービスは役立ちます。
コストを削減できる
BPOサービスの活用によって、定型業務を行う従業員の人件費や教育コスト、設備投資の負担を軽減できます。サービス導入の際に初期費用はかかりますが、中長期の運用を見据えた場合、結果的に既存の体制よりも低コストで運用できるでしょう。
BPOを導入するデメリット
BPOサービスにはさまざまなメリットがありますが、一方でガバナンスやコスト面の課題も見られます。
社内に管理ノウハウを蓄積できない
元々社内で行っていた業務を外部に委託することで、業務に関するノウハウや専門的な技術が社内に残りにくくなることが考えられます。
将来的に業務を再内製化した際に、業務に関する知識やスキルが不足し、従業員の教育コストや業務フローの再構築などの負担が発生するかもしれません。
初期費用がかかる
BPOサービスの導入時には、業務設計・ツール設定・移行作業などの初期費用が発生します。また、事前準備や契約交渉などにかかる社内の業務負担も考慮する必要があります。サービスを導入する際は、あらかじめ予算に余裕を持っておきましょう。
セキュリティ面の不安がある
顧客情報や従業員情報などの機密性の高いデータを外部へ提供する際には、情報漏洩や不正利用のリスクがともないます。
セキュリティ面でのトラブルを防ぐために、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークなどのセキュリティ認証を取得している企業を委託先に選ぶことをおすすめします。
BPOサービス委託先の選定方法
BPOサービスを導入する際は、依頼する業務内容や規模、予算などを整理した上で、自社に合う企業を探しましょう。
委託したい対象業務の専門性や業務範囲から選ぶ
BPOサービス会社は、企業ごとに得意とする業務分野が異なります。スムーズなサービス導入や高品質な業務遂行のためにも、委託業務を得意とする企業を選びましょう。
例えば、コールセンター業務を委託したい場合はコールセンター専用のBPOセンターを持つ企業を、労務・経理部門を委託したい場合は専門資格を持ったスタッフが在籍している企業を選ぶなど、該当分野に強い会社選びが重要です。
会社の規模から選ぶ
BPOサービスを提供する企業の規模も、重要な選定基準の1つです。例えば、大規模な業務プロセスを委託する場合は、今後の業務拡張やリソースの追加を見据え、大規模な業者を選ぶと安心です。契約前の打ち合わせや商談を通して、自社の規模に見合った適切なサポートを受けられそうかを確認しましょう。
過去の対応実績の豊富さから選ぶ
安定した業務品質や信頼性を求めるなら、過去に類似業務や類似業界の対応実績があるかを確認しましょう。
類似の実績がある企業であれば、業務の品質がブレにくく、高いクオリティでの業務遂行が期待できます。依頼先を探す際は、ホームページやパンフレットに必ず目を通し、過去の導入例や成功事例をチェックすることが大切です。
セキュリティ体制から選ぶ
情報セキュリティ体制は、BPOサービスを委託するにあたって非常に重要な項目です。
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）・プライバシーマーク・SOC認証などのセキュリティに関する認証を取得しているか、インシデント対応・従業員教育・契約時のNDA締結などの安全性を担保する措置があるかをしっかり確認しましょう。
予算から選ぶ
あらかじめ定めている予算や掛けられる費用の目安がある場合は、サービス費用から検討するのも1つの方法です。
BPOサービスの利用には、月々の基本料金に加えて、初期費用が発生するケースがほとんどです。契約内容や業務の規模によっては、追加でオプション費用がかかる可能性もあります。費用を比較する場合は、サービス導入にかかるトータルコストを確認することが大切です。
BPOサービスなら徹底したサポートのカンテックへ
カンテックは、業務プロセスの設計から運用・改善までをワンストップで提供するBPOサービスを展開しています。
専門コンサルタントが現行の業務を分析し、業務効率化やコスト削減に向けた最適な業務プロセスを構築することで、企業におけるさまざまな課題の解決をサポートします。
ISMSやプライバシーマークを取得しており、業務内容や企業の規模に合わせた柔軟な価格プランをご用意しているので、安心して長期的な業務サポートをお任せいただけます。
まとめ
BPOサービスは、定型業務や専門的な業務を外部に委託することで、業務効率の向上やコスト削減を実現できる手段です。人手不足やDX推進など、企業が直面する課題の解決にも効果を発揮します。一方で、情報漏洩やノウハウの社内蓄積といった注意点もあるため、導入時は委託先の選定が重要です。
自社の業務改善や効率化を本気で考えているなら、BPOサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。カンテックのBPOサービスに興味のある人は、ぜひ以下のフォームよりお問い合わせください。
